Regulament certificare

1. Generalitati
SUN CERT a elaborat acest regulament in confirmitate cu cerintele Organismului National de Acreditare RENAR si cu cerintele SR EN ISO/CEI 17021/2011 – Evaluarea conformitatii. Cerinte pentru organisme care efectueaza audit si certificare ale sistemelor de management.

2. Scop
Organismul de certificare SUN CERT ofera servicii independente de audit de terta parte pentru certificarea sistemelor de management in baza urmatoarelor standarde:

ISO 9001:2008 Sisteme de management al calitatii. Cerinte
ISO 14001:2004 Sisteme de management de mediu. Cerinte
OHSAS 18001: 2007 Sisteme de management al sanatatii si securitatii ocupationale. Cerinte
HACCP/ISO 22000:2005 Sisteme de management al sigurantei alimentului
ISO 27001:2006 Sisteme de management al securitatii informatiei. Cerinte
ISO 16001:2009 Sisteme de management al energiei. Cerinte si ghid de utilizare
SRS 7000:2012 Sisteme de management al responsabilitatii sociale – standard de firma
si alte standarde pentru care SUN CERT va putea oferi ulterior servicii de certificare.

3. Confidentialitate

SUN CERT, prin intermediul contractelor juridice executorii, are o politica si acorduri pentru asigurarea confidentialitatii informatiilor obtinute prin derularea activitatilor de certificare, la toate nivelurile din structura sa, inclusiv comitete sau organisme sau persoane din exterior care actioneaza in numele sau.
Toate informatiile furnizate de client sunt confidentiale, cu exceptia celor facute publice de client.
In acest sens SUN CERT furnizeaza tuturor celor interesati doar informatii legate de certificarile acordate (denumire organizatie, sediu, domeniul certificat si numarul certificatului).
Situatiile care fac exceptie de la cele mentionate anterior sunt acelea in care legea obliga organismul de certificare sa puna la dispozitia autoritatilor abilitate informatii despre clientul sau cand Organismul de acreditare efectueaza verificarea organismului de certificare si solicita dovezile care au stat la baza deciziei de certificare pentru un anume client.

4. Impartialitate
Managementul de la cel mai inalt nivel al SUN CERT isi mentine angajamentul referitor la impartialitate in activitatile de certificare sisteme de management.
Politica de impartialitate asumata de managementul de la cel mai inalt nivel este disponibila si accesibila publicului pe website-ul organismului (www.suncert.ro).
SUN CERT identifica, analizeaza si documenteaza posibilitatile de aparitie a conflictului de interese provenit din furnizarea serviciilor de certificare. Astfel de informatii sunt puse la dispozitia Comitetului pentru asigurarea impartialitatii.
Personalul intern sau extern al SUN CERT isi desfasoara activitatea cu impartialitate si nu permite presiuni financiare sau de alta natura care sa ii compromita impartialitatea.

5. Aspecte juridice si contractuale
Serviciile de certificare sunt furnizate in baza contractului de certificare incheiat cu clientul. SUN CERT este responsabil din punct de vedere juridic pentru serviciile de certificare furnizate si pentru deciziile referitoare la certificare.

6. Conditii generale pentru solicitanti
In vederea initierii certificarii pentru un sistem de management, solicitantul trebuie:

sa fi implementat sistemul de management pentru care solicita certificarea pe o perioada de cel putin 3 luni si in conformitate cu standardul de referinta;
sa fi desfasurat o evaluare a sistemului de management prin efectuarea unui audit intern in toate compartimentele si pentru toate procesele organizatiei;
sa fi desfasurat o analiza de management pentru a masura adecvarea si eficacitatea sistemului;
sa accepte prezentul regulament.

7. Incheierea contractului de certificare

Incheierea contractului de certificare este precedata de completarea chestionarului de certificare (cod formular C 001) de catre client prin persoana imputernicita. In baza chestionarului se intocmeste oferta tehnica de certificare. In vederea clarificarii anumitor aspecte, SUN CERT poate solicita informatii suplimentare de la client. Daca oferta de certificare este acceptata de catre client se incheie contractul de certificare pe o perioada de 3 ani; prezentul regulament se constituie ca anexa la contractul de certificare.

8. Desfasurarea procesului de certificare si supraveghere a sistemului de management

8.1. Generalitati
Contractul de certificare presupune parcurgerea urmatoarelor etape:

Initierea certificarii
Efectuarea auditului initial de certificare in doua etape – etapa 1 si etapa 2;
Luarea deciziei de certificare;
Emiterea certificatului;
Auditurile de supraveghere la un an, respectiv 2 ani de la certificarea initiala.

Pentru efectuarea auditurilor se utilizeaza metoda esantionarii, ceea ce nu garanteaza conformarea 100% a sistemului de management cu cerintele standardului de referinta.

8.2. Initierea certificarii
Se informeaza clientul asupra componentei echipei de audit si asupra perioadei (luna) propusa pentru desfasurarea auditului de certificare etapa 1 (prin transmiterea unei adrese scrise); clientul poate cere lamuriri suplimentare referitor la echipa de audit si daca exista vreun conflict de interese, clientul are dreptul a cere, justificat, inlocuirea auditorilor; de asemenea, clientul poate cere modificarea perioadei de desfasurare a auditului de certificare etapa 1; componenta echipei de audit si perioada de desfasurare a auditului se considera acceptate de catre client daca in termen de 5 zile calendaristice de la primirea adresei de informare clientul nu formuleaza obiectiuni.

8.3. Auditul initial de certificare etapa 1
Auditul initial de certificare etapa 1 se desfasoara la sediul clientului in baza planului de audit elaborat de catre auditorul Sef si transmis clientului spre acceptare cu 14 zile calendaristice inainte de data planificata; Numai in anumite cazuri, si numai pentru standardul ISO 9001:2008, SUN CERT poate decide ca auditul de certificare etapa 1 sa nu se deruleze la locatia clientului, iar evalurea documentatiei relevante a sistemului de management se face la sediul SUN CERT.
Auditul initial de certificare etapa 1 are in vedere:

evaluarea documentatiei sistemului de management;
evaluarea sediului clientului si a conditiilor specifice de la locatiile declarate pentru certificare si derularea discutiilor cu personalul clientului pentru a evalua nivelul de pregatire pentru etapa 2;
evaluarea sistemului de management implementat fata de cerintele standardului de referinta, analiza intelegerii de catre client a acestor cerinte, in special a conditiilor specifice, a proceselor, performantei, obiectivelor sistemului de management;
colectarea informatiilor referitoare la domeniul sistemului de management, procesele, locatiile clientului şi aspectele legale aferente;
evaluarea daca auditului intern şi a analiza de management sunt planificate si efectuate;
analiza alocarii resurselor pentru auditul etapa 2 si stabilirea de comun acord cu clientul a datei si detaliilor de desfasurare etapa 2;
evaluarea gradului de pregatire a organizatiei pentru efectuarea auditului etapa 2, inclusiv identificarea zonelor care ar putea sa conduca la neconformitati in etapa 2 de audit.

Auditul etapa 1 se desfasoara numai in conditiile in care sunt onorate de catre client obligatiile de plata aferente auditului initial de certificare.
Constatarile auditului etapa 1 se consemneaza in Raportul de audit etapa 1 care se intocmeste de Auditorul sef si sunt comunicate clientului la sedinta de inchidere. Raportul de audit etapa 1poate fi elaborat la fata locului sau ulterior, si se transmite organizatiei in maxim 48 de ore de la finalizarea auditului.
Raportul de audit etapa 1 constituie proprietatea SUN CERT.
Domeniul certificarii poate fi diferit de cel formulat de client in contractul de certificare, in functie de constatarile echipei de audit de la fata locului. Aceasta noua formulare a domeniului de activitate supus certificarii implica aprobarea Directorului de Certificare.
Data efectuarii auditului etapa 2 este stabilita de comun acord cu clientul in functie de constatarile auditului etapa 1. Perioada de timp intre cele doua etape trebuie sa fie de maxim 6 luni calendaristice, altfel se reia auditul etapa 1 si se modifica contractul de certificare intre parti.

8.4. Auditul initial de certificare etapa 2
Auditul de certificare etapa 2 are ca scop evaluarea implementarii si eficacitatii sistemului de management al clientului.
Auditul initial de certificare etapa 2 se desfasoara fara exceptie la sediul clientului in baza planului de audit elaborat de catre auditorul Sef si transmis clientului spre acceptare cu 14 zile calendaristice inainte de data planificata.
Auditul etapa 2 vizeaza cel putin urmatoarele:

informatii si dovezi privind conformitatea sistemului de management cu cerintele referentialului si a altor documente normative;
monitorizarea performantei organizatiei in functie de obiectivele si tintele stabilite;
conformitatea sistemului de management al clientului cu cerintele legale;
controlul operational al proceselor clientului;
functionarea elementelor de sistem precum analiza efectuata de management si auditul intern;
legaturi intre cerinte normative, politici, obiective si tinte referitoare la performanta, responsabilitati, competente ale personalului, operatiuni, proceduri, date referitoare la performantele, constatarile si concluziile auditului intern;
responsabilitatea managementului referitor la politicile asumate;
alte informatii relevante privind eficacitatea si eficienta sistemului de management implementat.

Pe parcursul auditului, echipa de audit poate identifica anumite abateri fata de documentele de referinta, care pot fi incadrate astfel:

neconformitate majora: nu se respecta o cerinta fundamentala a standardului; nu se respecta o cerinta legala; neimplementarea unei cerinte documentate a sistemului de management in cadrul aceleiasi activitati in mai multe zone; o neconformitate cu impact semnificativ asupra produsului/serviciului;
neconformitate minora: o cerinta documentata a standardului de referinta este implementata partial;
observatie

Auditorul Sef elaboreaza Raportul de audit si, dupa caz – rapoartele de neconformitate; raportul de audit contine propunerea privind acordarea sau neacordarea certificarii. O copie a rapoartelor de neconformitate – confirmate de client se lasa clientului la finalizarea auditului de certificare. Observatiile sunt incluse in raport.
La sedinta de inchidere, Auditorul Sef prezinta organizatiei auditate constatarile (pozitive si negative) si propunerea privind acordarea sau neacordarea certificarii pentru domeniul auditat.
Raportul de audit poate fi elaborat la fata locului sau ulterior, si se transmite organizatiei in maxim 48 de ore de la finalizarea auditului.
Raportul de audit si rapoartele de neconformitate sunt proprietatea SUN CERT.
In cazul rapoartelor de neconformitate, clientul trebuie sa stabileasca corectii si actiuni corective şi sa le transmita completate catre SUN CERT in maxim 2 saptamani de la data auditului. Termenul de rezolvare al corectiilor si actinilor corective nu va fi mai mare de 3 luni. Auditorul Sef analizeaza propunerile clientului şi stabileste daca modul de inchidere a corectiilor si actiunilor corective este adecvat.
In cazul in care este necesar un audit suplimentar pentru verificarea inchiderii neconformitatilor (neconformitatile majore), costul va fi suportat de catre client.

8.5. Certificari locatii multiple
In cazul organizatiilor cu mai multe locatii, SUN CERT va planifica auditul de certificare in functie de complexitatea si natura organizatiei prin evaluarea prin esantionare conform procedurilor interne. Astfel de organizatii trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:

toate locatiile sunt in aceeasi tara;
toate locatiile desfasoara activitati similare;
toate locatiile activeaza sub un singur sistem de management, controlat si administrat central, sistem care sa raspunda standardelor de referinta adoptate;
s-a efectuat un audit intern in fiecare locatie pana la data planificarii auditului de i de certificare;
dupa certificare trebuie efectuat anual un audit intern in fiecare locatie;
implementarea actiunilor corective rezultate in urma auditului intern trebuie sa se efectueze in fiecare dintre locatiile individuale.

Locatiile ce vor fi auditate vor fi stabilite prin contractul de certificare.

8.6. Decizia de certificare
Directorul de certificare si membrii desemnati ai comitetului tehnic al SUN CERT adopta rezolutia de acordare/ neacordare a certificarii dupa evaluarea dosarului de certificare si in functie de recomandarea Auditorului Sef.
Certificarea se acorda atunci cand:

clientul prezinta dovezi suficiente pentru demonstrarea implementarii, mentinerii si eficacitatii sistemului de management implementat in raport cu standardul/ standardele de referinta adoptat/e;
clientul prezinta dovezi ale mentinerii, cel putin anual, a unui audit intern si a unei analize efectuate de management;
clientul a inchis toate neconformitatile identificate la auditul de certificare si la termenul stabilit de echipa de audit;
clientul respecta prezentul regulament si prevederile contractului de certificare;

Decizia Directorului de Certificare se transmite clientului prin adresa scrisa. In cazul unei decizii nefavorabile, in adresa se mentioneaza si motivele pentru care nu se acorda certificatul/certificatele.
Solicitantii nemultumiti de decizia adoptata pot formula apeluri catre SUN CERT.
Directorul General SUN CERT tine cont de decizia Comitetului Tehnic si nu poate influenta decizia privind acordarea sau neacordarea certificarii.

8.7. Eliberarea certificatului
In cazul deciziei favorabile de certificare, Directorul General semneaza Certificatul de conformitate. SUN CERT elibereaza clientului certificatul impreuna cu Marcile de certificare SUN CERT şi Regulamentul de utilizare a marcilor de certificare.
Certificatul si marcile de certificare sunt proprietatea SUN CERT.

8.8. Auditurile de supraveghere
Auditurile de supraveghere se efectueaza la un an/-/+ o luna, respectiv doi ani/-/+ o luna de la data ultimei zi a auditului de certificare etapa 2.
Auditurile de supraveghere se efectueaza fara exceptie la fata locului si urmaresc:

mentinerea anuala a unui audit intern si a unei analize efectuate de management in conformitate cu referentialele certificate;
analiza corectiilor si actiunilor corective implementate pentru inchiderea neconformitatilor emise la auditurile anterioare efectuate de SUN CERT;
tratarea reclamatiilor;
eficacitatea sistemului de management referitor la realizarea obiectivelor propuse;
masurile adoptate pentru mentinerea si imbunatatirea continua a sistemului;
continuitatea controlului operational;
analiza oricaror modificari existente in sistem;
modalitatea de utilizare a marcilor şi/sau certificatelor de conformitate.

8.9. Mentinerea certificarii
Mentinerea certificarii presupune demonstrarea satisfacerii continue de catre client a cerintelor standardului de referinta implementat si certificat dar si:

respectarea termenelor prevazute pentru efectuarea supravegherilor, cu decalaje de maxim 30 de zile lucratoare; daca se depaseste acest termen, certificatul se suspenda.
respectarea in totalitate a prevederilor „Regulamentului de utilizare a marcilor de certificare SUN CERT”
notificarea in timp util a Organismului SUN CERT cu privire la orice modificare referitoare la structura organizatorica, domeniul de activitate certificat, locatii acoperite de certificare si/sau locatii noi, etc. aparute in cadrul organizatiei;
acceptarea modificarilor aduse cerintelor de certificare;
onorarea obligatiilor de plata aferente etapelor precedente.

9. Valabilitatea şi reinnoirea certificarii
Certificatele emise de SUN CERT sunt valabile pe o perioada de 3 ani de la data emiterii.
Certificarea acordata de SUN CERT nu absolva organizatia de obligatiile sale legale si contractuale legate de produsele si/sau serviciile furnizate.
Reinoirea sau recertificarea este un process similar cu procesul de certificare initiala, cu deosebirea ca se desfasoara intr-o singura etapa de audit. Pentru continuitate, clientul va fi anuntat cu 3 luni inainte de expirarea valabilitatii certificatului. Se face o noua oferta si in cazul acceptarii de catre client se incheie nou contract comercial de certificare pe perioada ciclului de certificare de 3 ani.

10. Renuntarea la certificare
Organizatiile certificate pot renunta la certificare in urmatoarele conditii:

la expirarea termenului de valabilitate a certificatelor, prin neacceptarea ofertei de recertificare;
in cazul in care nu este de acord cu modificarile ce trebuie sa la efectueze in sistem cu ocazia revizuirii standardului de referinta pentru certificare;
in cazul neacceptarii modificarilor aduse prezentului regulament sau conditiilor financiare prin renuntare unilaterala la contract.

Pentru ultimele doua cazuri mentionate mai sus clientul trebuie sa trimita o adresa scrisa catre SUN CERT prin care solicita renuntarea la certificare.
Daca renunta la certificare, clientul se obliga:

sa restituie originalul certificatului catre SUN CERT;
sa nu realizeze o alta reproducere a certificatului/ certificatelor;
sa inceteze utilizarea marcii de certificare SUN CERT;
sa elimine orice referinta referitoare la certificare.

11. Audituri speciale

11.1.1. Extinderea/restrangerea certificarii
La solicitarea clientului pentru extindere/ restrangere de domeniu atunci cand apar modificari in sistemul de management al clientului certificat (ex. schimbare domeniu de activitate, modificari ale statului legal, comercial si/ sau organizational, schimbarea locatiilor etc), SUN CERT planifica audituri de supraveghere suplimentare in vederea evaluarii noului sistem de management al organizatiei.
In ambele cazuri, certificatul vechi este retras si se emite un nou certificat cu aceeasi durata de valabilitate cu cel initial, dar cu domeniul modificat sau cu introducerea noilor locatii.
Costurile evaluarilor pentru extinderea sau restrangerea domeniului de certificare la solicitarea clientului vor fi suportate de client.

11.1.2. Audituri neprogramate
Auditurile neprogramate se efectueaza la clientii certificati pentru a investiga reclamatiile semnalate direct la organismul de certificare de catre beneficiarii clientului certificat sau in cazul auditurilor de urmarire pentru certificarile suspendate.
Clientul va fi anuntat de catre SUN CERT cu putin timp inainte asupra datei si conditiilor de efectuare ale auditului.
Costurile acestor audituri neprogramate efectuate ca urmare a unor reclamatii la adresa clientului SUN CERT sau ca urmare a identificarii de neconformitati majore identificate in auditul anterior, vor fi suportate de client.

12. Suspendarea certificarii
SUN CERT va recurge la suspendarea certificarii pe o perioada de 3 luni atunci cand:

sistemul de management certificat are esecuri repetate in ceea ce priveste indeplinirea cerintelor certificarii, inclusiv a cerintelor pentru eficacitatea sistemului de management (esecuri identificate in cadrul auditurilor de supraveghere programate sau neprogramate, cu ocazia reclamatiilor primite de la beneficiari);
clientul certificat nu permite efectuarea auditurilor de supraveghere cu frecventa stabilita(a se vedea 8.8.);
clientul solicita suspendarea;
nerespectarea Regulamentului de utilizare a marcilor de conformitate SUN CERT;
modificarea majora a sistemului de management fara a accepta efectuarea unui audit suplimentar in termen de 60 de zile de la data anuntarii SUN CERT asupra modificarilor intervenite;
clientul nu isi indeplineste obligatiile de plata stabilite prin contract.

Pe perioada suspendarii certificarii, clientul nu mai are voie sa utilizeze certificatul de conformitate si marca de certificare si nici sa faca referiri la certificare.
SUN CERT va publica decizia de suspendare.

13. Retragerea/anularea certificatelor sau restrangerea domeniului de certificare
SUN CERT va recurge la retragerea certificarii (anularea certificatelor) pe perioada nelimitata atunci cand:

clientul nu a aplicat in termen de 3 luni actiunile necesare pentru rezolvarea problemelor care au determinat suspendarea certificarii;
nerespectarea repetata a clauzelor contractuale;
la expirarea valabilitatii certificatului prin neacceptarea ofertei de recertificare;
renuntarea unilaterala la contract;
neindeplinirea obligatiilor de plata fata de organismul de certificare pana la expirarea perioadei de suspendare;
incetarea activitatilor pentru care s-a obtinut certificarea sistemului de management;
faliment sau lichidare pe cale juridica.

In cazul deciziei de retragere este solicitata returnarea certificatului eliberat si se renunta la contractul de certificare. Clientul este obligat sa returneze certificatul/certificatele de conformitate in original si este obligat sa inceteze folosirea marcilor de certificare.
Restrangerea domeniului certificarii se poate face la solicitarea clientului (a se vedea 11.1.1.) sau la propunerea Auditorului Sef care la un audit de supraveghere programat constata ca organizatia nu mai dispune de capabilitate tehnica pentru a satisface conditiile de certificare pentru toate activitatile din domeniul certificat. Certificatul vechi este retras si se emite un nou certificat cu aceeasi durata de valabilitate cu cel initial, dar cu domeniul modificat.

14. Utilizarea certificatelor de conformitate/ marcilor de certificare
Organizatiile certificate de catre SUN CERT pot utiliza marca de certificare pe documentele de corespondenta, documentele de lucru, reclame sau sediile proprii in conditiile prevazute mai jos şi cele din “Regulament de utilizare a marcilor de certificare SUN CERT”, versiunea in vigoare.
Marca de certificare trebuie sa fie insotita in mod obligatoriu de numarul certificatului acordat de catre SUN CERT.
Marca de certificare pe suport electronic precum şi “Regulamentul de utilizare a marcilor de conformitate SUN CERT”, versiunea in vigoare vor fi inmanate Clientului impreuna cu certificatul de confomitate.
Clientul certificat nu trebuie sa utilizeze şi/sau sa permita utilizarea Certificatului sau marcilor de certificare intr-un mod care sa ofere informatii eronate referitor la domeniul / punctele de lucru certificate sau care sa aduca prejudicii Organismului de certificare SUN CERT.
Marca de certificare nu trebuie utilizata pe un produs sau ambalaj de produs vizibil pentru consumator, sau in orice alt mod care ar putea fi interpretat ca o indicare a conformitatii produsului. Marca de certificare trebuie utilizata de catre organizatii numai in forma in care ea a fost transmisa de catre SUN CERT fara a opera modificari in ceea ce priveste textul sau elementele grafice.
Marca poate fi marita sau micsorata respectandu-se insa proportiile.
Marca de certificare se va utiliza de catre organizatia certificata numai pe documentele care privesc domeniul/domeniile de activitate supuse certificarii.
In cazul retragerii certificarii clientul va inceta imediat utilizarea sub orice forma a marcii de conformitate, inclusiv din publicatii, reclame etc.
In cazul retragerii certificarii numai pentru anumite domenii de activitate clientul va inceta imediat utilizarea marcii de conformitate pentru respectivele domenii.

15. Apeluri/Reclamatii
Primirea, evaluarea si luarea deciziilor privind apelurile si reclamatiile sunt documentate in procedura “Tratarea apelurilor si a reclamatiilor” – anexa la contractul de certificare.
Apelurile sau reclamatiile se transmit prin scrisoare recomandata sau se depun la sediul SUN CERT, in termen de 7 zile lucratoare de la data producerii situatiei/ evenimentului ce face obiectul apelului/reclamatiei.
SUN CERT analizeaza apelul/reclamatia si decide daca este fondat(a).
Apelul este analizat de Comitetul de impartialitate, format din persoane neimplicate in audituri si decizia de certificare.
Apelul va fi analizat în maxim 30 de zile de la data depunerii. SUN CERT informeaza apelantul cu privire la modalitatea de solutionare a apelului in termen de 10 zile de la luarea deciziei de catre Comitetul de impartialitate.
Reclamatia este analizata de catre persoane imputernicite, neimplicate in obiectul reclamatiei.
Pentru a respecta principiului transparenţei, SUN CERT, in conditiile in care exista acordul apelantului/reclamantului, va face public conţinutul apelului/reclamatiei si modalitatea de solutionare.
Depunerea apelurilor si a reclamatiilor, investigarea acestora şi decizia referitoare la solutionare nu au ca rezultat nici o acţiune discriminatorie impotriva apelantului/ reclamantului.

16. Drepturi si obligatii clienti certificati
Clientii certificati au urmatoarele drepturi:

sa aiba asigurata confidenţialitatea din partea SUN CERT asupra informaţiilor furnizate;
sa fie informati asupra modificarilor aparute in procedura de certificare SUN CERT si asupra tuturor informatiilor legate de desfasurarea procesul ui de certificare;
sa ceara detalii referitoare la echipa de audit (referinte ale membrilor echipei de audit);
sa poata cere inlocuirea membrilor echipei de audit daca exista conflicte de interese;
sa conteste motivat si documentat componenta echipelor de audit SUN CERT;
sa stabileasca de comun acord cu SUN CERT perioada desfasurarii auditurilor de certificare/supraveghere cu conditia respectarii prevederilor de la punctul 8.8.
sa-si exprime opinia referitor la conduita echipei de audit si referitor la procedura de audit;
sa-si faca publicitate referitor la sistemul de management certificat;
sa utilizeze marca de certificare pe documentele comerciale, documentele de publicitate cu conditia respectarii Regulamentului de utilizare a marcilor de certificare SUN CERT;
sa poata face reclamatii sau apeluri la deciziile SUN CERT legate de activitatea de certificare/supraveghere.
Clientii certificati au urmatoarele obligatii:
sa respecte prevederile prezentului regulament;
sa permita accesul personalului SUN CERT desemnat pentru auditul de la sediul clientului, in oricare faza a ciclului de certificare, in toate ariile relevante ale firmei si in contact cu personalul;
sa asigure conditiile necesare pentru buna desfasurare a auditurilor;
sa asigure instructajul specific de protectie a muncii si, acolo unde este cazul, echipament complet de protectie individuala pentru auditorii SUN CERT;
sa permita accesul observatorilor organismului de acreditare care-si rezerva dreptul de a consulta inregistrari de la fata locului;
sa permita transmiterea rapoartelor de audit catre organismul de acreditare;
sa garanteze autenticitatea informatiilor furnizate catre SUN CERT;
sa informeze SUN CERT, pe durata certificarii, asupra oricarei schimbari considerabile din cadrul organizatiei, care afecteaza sistemul de management in maxim o luna de la producerea modificarii;
sa comunice catre SUN CERT daca a apelat la un consultant in vederea elaborarii documentatiei aferente sistemului de management solicitat si sa comunice (atunci cand e cazul) orice modificare/ colaborare aparuta intre organizatie si consultant;
sa inregistreze reclamatiile venite de la beneficiari referitoare la sistemul de management si sa nu impiedice accesul auditorilor SUN CERT la aceste reclamatii;
in cazul expirarii, suspendarii sau retragerii certificarii sa inapoieze certificatele de conformitate, sa nu mai utilizeze marca SUN CERT si cea a organismului de acreditare si sa nu mai faca referiri la certificare;
sa utilizeze marcile de certificare in conformitate cu Regulamentul de utilizare a marcilor de conformitate SUN CERT;
sa nu utilizeze certificarea intr-un mod care ar putea aduce prejudicii organismului de certificare;
sa utilizeze certificarea in materialele publicitare referindu-se strict la domeniul certificat;
sa nu faca declaratii eronate sau inexacte referitoare la certificare;
sa-si indeplineasca obligatiile de plata fata de SUN CERT in conformitate cu contractul de certificare;
sa suporte costurile generate de auditurile speciale.

17. Drepturile si obligatiile SUN CERT
SUN CERT are urmatoarele drepturi in relatiile cu clienti certificati:

sa desemneze echipele de audit pentru efectuarea certificarii/supravegherilor/auditurilor speciale, si caz ca e necesar, experti tehnici;
sa factureze clientului activitatile stabilite in contractul de certificare conform clauzelor contractuale;
sa suspende/anuleze certificarea in cazul nerespectarii de catre client a obligatiilor si termenelor de plata;
sa-si rezerve dreptul sa modifice acest regulament fara o notificare prealabila.

Organismul SUN CERT si auditorii SUN CERT au urmatoarele obligatii fata de cllientii certificati:

sa pastreze confidentialitatea si sa nu comunice nici macar partial informatii de orice natura furnizate despre Organizatie fara acordul prealabil al acesteia. Exceptie: Rapoartele de audit sunt prezentate fara aprobarea speciala primita de la Organizatie numai auditorilor organismului de acreditare, la solicitarea acestora.
sa efectueze procesul de certificare in conformitate cu procedura de certificare SUN CERT si cu prezentul regulament;
sa stabileasca de comun acord cu clientul perioada desfasurarii auditurilor de certificare/supraveghere dar respectand termenele maxime/minime acceptabile conform prezentului regulament(a se vedea 8.3, 8.8);
sa informeze clientul, in scris, numele auditorilor si expertilor tehnici desemnati sa faca parte din echipa de audit;
sa se asigure de corectitudinea informatiilor din rapoartele de audit/rapoartele de neconformitate;
sa furnizeze din timp clientului informatii referitoare la modificarile aparute in procedura de certificare;
sa notifice clientul daca este obligat prin lege sa furnizeze anumite informatii despre acesta;
sa informeze clientul daca furnizeaza informatii confidentiale catre organismul de acreditare.

18. Registrul clientilor certificati
SUN CERT mentine si furnizeaza la cerere un registru al certificarilor valide care indica, pentru fiecare client certificat, cel putin urmatoarele: numele, documentul normativ relevant, domeniul de certificare si adresa sediilor certificate.